Catálogo General de Cuentas

Propósito

El Catálogo General de Cuentas es la herramienta fundamental para administrar las cuentas contables (Plan Único de Cuentas o PUC) utilizadas en todas las transacciones financieras de la entidad.

Función Clave

Permite a los usuarios crear nuevas cuentas auxiliares, editar las existentes y deshabilitar aquellas que ya no están vigentes, asegurando la integridad y la estructura jerárquica de la contabilidad.

Acceso y navegación

Para el acceso a este reporte, debes seguir la siguiente Ruta:

Contabilidad → Macroprocesos → Catálogo General de Cuentas

Vista Catalogo General Cuentas

Funcionalidades principales

La interfaz se divide en dos secciones principales: la Tabla de Resultados y el Modal de Gestión de Cuentas.

Tabla de Resultados: Catálogo General

La tabla es el punto de inicio para la consulta y las acciones sobre las cuentas. Permite buscar, filtrar, exportar y realizar acciones rápidas sobre cada registro.

Elemento	Descripción
Buscar	Campo superior para buscar por `CUENTA` o `NOMBRE`.
Exportación	Botones para exportar la tabla a formatos como Excel, CSV y TXT.
Columnas Clave	`OPCIONES`, `CUENTA`, `NOMBRE`, `NIVEL`, `NATURALEZA`, `TIPO CORRIENTE`
Opciones	Columna que contiene los botones de acción para cada cuenta.

Este formulario se utiliza tanto para la creación (Nuevo) como para la modificación (Editar) de las cuentas.

Campo	Descripción	Validaciones / Dependencias
Código	Campo numérico para la codificación de la cuenta (máx. 16 caracteres).	Creación: Se valida que el código no exista. Se compara la longitud con la Plantilla configurada en parámetros. Edición: El campo está deshabilitado.
Nombre	Nombre descriptivo de la cuenta (máx. 300 caracteres).	Campo obligatorio.
Nivel	Nivel jerárquico de la cuenta.	Se calcula automáticamente en la creación según la `Plantilla` y el código ingresado.
Terceros	PASAR SALDOS INICIALES CON TERCEROS? Seleccione Sí o No.	Dependencia: Este campo se deshabilita en edición si la cuenta no es de nivel Auxiliar (`NIVEL != "A"`).
Naturaleza	Define si la cuenta es de Débito o Crédito.	Campo obligatorio.
Tipo Corriente	Clasifica la cuenta como Corriente o No Corriente.	Campo obligatorio.
Estado	Define la vigencia de la cuenta (Vigente o No Vigente).	Dependencia: Si se selecciona Vigente, el campo `Observaciones` se limpia y se deshabilita.
Observaciones	Detalle sobre el estado o el uso de la cuenta (máx. 500 caracteres).	Se habilita solo si el Estado es No Vigente.

Flujo de uso paso a paso: Creación de una nueva subcuenta

El flujo típico se inicia desde la tabla principal, seleccionando la cuenta padre a la cual se le desea agregar un nivel inferior (subcuenta o auxiliar).

Localizar la Cuenta Padre: En la Tabla de Resultados, utilice los filtros o la barra de búsqueda para encontrar la cuenta contable de la cual desea que dependa el nuevo registro.
Iniciar la Creación: En la columna Opciones de la cuenta padre, presione el botón Nuevo +.
Apertura del Formulario: El sistema despliega el Modal de Gestión de Cuentas. El campo Código aparecerá parcialmente precargado con el código de la cuenta padre (dependiendo de la lógica de la plantilla contable).
Ingresar el Código de la Nueva Cuenta: Complete el campo Código con la extensión numérica de la subcuenta que desea crear. El sistema verifica que la longitud sea coherente con la Plantilla y que la cuenta superior sea válida.
Completar Datos Generales: Ingrese el Nombre de la nueva cuenta.
Configurar Atributos Contables: Seleccione la Naturaleza (Débito/Crédito) y el Tipo Corriente (Corriente/No Corriente).
Definir Vigencia: Seleccione el Estado como Vigente.
Guardar la Cuenta: Presione el botón Guardar en el pie del modal.
Confirmación y Actualización: El sistema procesa la transacción, valida la información y, en caso de éxito, la tabla principal se actualiza automáticamente con el nuevo registro.

Errores comunes y recomendaciones

Mensaje de Error / Alerta	Causa Potencial	Solución Recomendada
”Cuenta Ya Existe; Transacción Cancelada”	El código de cuenta ingresado ya está registrado en el PUC.	Verifique la tabla de resultados para encontrar la cuenta o ingrese un código único que siga la secuencia de la cuenta padre.
”La longitud del Código NO corresponde con el de la Plantilla”	El código no cumple con la estructura jerárquica definida en los Parámetros de Contabilidad (ejemplo: se esperaba 4 dígitos y se ingresaron 5).	Revise la estructura de la Plantilla e ingrese la cantidad exacta de dígitos requeridos para ese nivel jerárquico.
”El Código Superior… NO Existe o es Auxiliar”	Se está intentando crear una cuenta bajo un código padre que no existe o que ya está marcado como cuenta Auxiliar (`NIVEL = "A"`) y no puede tener más dependencias.	Seleccione una cuenta padre de un nivel superior (ej. Nivel 4 en lugar de Nivel 5 Auxiliar) para crear la nueva subcuenta.
”Cuenta NO puede ser Eliminada. Tiene Niveles Inferiores”	La cuenta que se intenta eliminar es padre de otras cuentas.	Debe eliminar primero todas las cuentas dependientes (niveles inferiores) antes de poder eliminar la cuenta padre.
Recomendación: Cuenta No Vigente	Una cuenta se marca como `No Vigente`.	Asegúrese de diligenciar las Observaciones para dejar constancia de la razón de la deshabilitación.

Notas técnicas (funcionales)

Plantilla Contable: La lógica de creación de cuentas se rige por una Plantilla predefinida en los Parámetros de Contabilidad. Esta plantilla dicta la longitud que debe tener el código en cada nivel, siendo crucial para la validación y el correcto funcionamiento del PUC.
Validación de Nivel Superior: Durante la creación, el sistema verifica que la cuenta padre (lsCodigoSuperior) exista y no sea de tipo auxiliar, lo cual es vital para mantener la integridad jerárquica de los registros contables.
Gestión de Estados: El estado (ESTADO) y las Observaciones se gestionan dinámicamente: la observación es obligatoria y se habilita solo cuando se marca una cuenta como No Vigente.