Administración de Comprobantes Contables

Propósito

Este módulo es el centro operativo del registro de transacciones. Permite la administración completa de los Comprobantes Contables, que son los documentos fuente que respaldan cada movimiento en el sistema.

Usuarios

Los usuarios pueden consultar cualquier comprobante, generar nuevos comprobantes, y realizar acciones clave como Adición, Modificación y Eliminación.

Acceso y navegación

La ruta típica de acceso es:

• Contabilidad → Macroprocesos → Comprobantes

---

Funcionalidades principales

La interfaz se compone de un Formulario encabezado superior y una Tabla de Resultados inferior. La gestión detallada se realiza mediante un Modal de Comprobantes.

1. Formulario Encabezado

El encabezado de la vista se muestra un formulario con la información del ultimo comprobante creado. Debajo de este están los botones de navegación, los cuales permiten moverse entre los registros.

El encabezado muestra la siguiente informacion:

• Clase: Código numérico que define el tipo de comprobante (e.g., 1=Ingresos, 2=Pagos, 4=Notas de Contabilidad) dependiendo de la parametrización del sistema.
• Número: Número secuencial del comprobante.
• Fecha: Fecha específica de la transacción.
• Centro de Costo: Nombre del centro de costo asociado al comprobante.
• Cuenta: Nombre de la cuenta asociada al comprobante.
• Tercero: El Tercero (proveedor, cliente, empleado) asociado al comprobante.
• Concepto: El concepto o descripcion registrado en el comprobante.

2. Buscar Comprobante

Para buscar comprobantes específicos, utiliza la ventanan de filtros busqueda invocada usando el boton de busqueda.

3. Tabla de Registros

La tabla muestra los comprobantes existentes con columnas clave para su identificación:

• Cuenta: Número de cuenta contable.
• Concepto: Descripción del comprobante.
• Débitos: valor debito del comprobante.
• Crédito: valor crédito del comprobante.
• Nit/Cedula: Cedula asociada al comprobante.
• Pie de tabla: Resumen de la informacion de los comprobantes, incluyendo totales de débitos, créditos y la diferencia.

Flujo de uso paso a paso: Creación de un Comprobante

Nota Importante

Es importante tener en cuenta que el sistema solo permite la creación manual de comprobantes de tipo Notas contables (Clase 4). Los comprobantes de Ingresos, Pagos y otros tipos se generan automáticamente a través de los módulos específicos de gestión financiera del sistema.

1. Presiona el botón Nuevo Comprobante.

2. El sistema limpiará el formulario de encabezado y ubicará automáticamente información de
   clase de comprobante y número del comprobante a la espera de que ingrese la fecha

   

   Ingrese la fecha y luego presione la tecla TAP o TABULADOR hasta que el sistema muestre una alerta de confirmación para crear el nuevo comprobante.

   

   Se creará el nuevo comprobante y se mostrará un registro por defecto en la tabla de movimientos.

   

Flujo de uso paso a paso: Modificacion de Comprobantes

1. Presione el boton de desbloquear para habilitar los botones de Adicionar, Editar, Eliminar. Esto también deshabilitará los botones debajo del encabezado.

2. Una vez desbloqueado, es posible seleccionar registros y presionar los botones de Adicionar y Editar.

   Esto abrirá el formulario para adicionar o editar los registros del comprobante.

3. Finalizadas las modificaciones necesarias, recuerda bloquear de nuevo los registros para evitar cambios accidentales y poder navegar nuevamente entre comprobantes.

   

Errores comunes y recomendaciones

Restricciones de Periodo Contable

La funcionalidad de Nuevo Comprobante y Desbloquear puede inhabilitarse automáticamente por validaciones del sistema.

• Comprobante No Cuadrado:
  • Problema: Al intentar guardar, el sistema indica que los débitos y créditos no coinciden.
  • Recomendación: Revise la tabla de movimientos y ajuste los valores hasta que el total de Débitos y Créditos sea exactamente igual.
• Creación/Desbloqueo Inhabilitado:
  • Problema: Los botones Nuevo Comprobante y Desbloquear aparecen inactivos (deshabilitados).
  • Causa Funcional: Esto ocurre si:
    1. El Cierre Anual (CIERREANUAL) está activo (el año contable está cerrado).
    2. El Período Presentado (PERIODOPRESENTADO) es mayor al mes actual (se ha cerrado el mes contable).
  • Solución: Contacte al administrador del sistema para verificar y, si es necesario, revertir el cierre del periodo contable.

---

Notas técnicas (funcionales)

• Integración Contable: La creación de un comprobante está totalmente integrada al Catálogo General de Cuentas (PUC). Cada línea de detalle debe utilizar una cuenta vigente.
• Consecutivo Automático: El sistema tiene una lógica para buscar el último comprobante registrado (buscarUltimoComprobante) y sugerir automáticamente el número siguiente, asegurando que el consecutivo sea correcto.