Libro Auxiliar

Este reporte muestra el movimiento detallado de una única cuenta contable dentro de un rango de fechas específico. Su función principal es permitir a los usuarios auditar, verificar y analizar todas las transacciones que han afectado a una cuenta, mostrando un historial completo de débitos, créditos y el saldo acumulado.

Acceso y Navegación

Para acceder a esta funcionalidad, sigue la siguiente ruta desde el menú principal del sistema. Se requieren permisos de acceso al módulo de contabilidad.

Módulo Contabilidad → Reportes → Reportes Contabilidad → Libros Contables → Libro Auxiliar

Funcionalidades Principales

La interfaz se compone de un panel de filtros para definir la consulta y una tabla de resultados con herramientas de exportación e impresión.

Panel de Filtros

Centro de Costo

Este campo se rellena automáticamente con el centro de costo asociado al usuario que ha iniciado sesión y no es editable.

Cuenta

Campo obligatorio donde debes especificar el número de la cuenta contable que deseas consultar. Si no conoces el código, presiona la tecla F2 para abrir una ventana de búsqueda de cuentas.

Rango de Fechas

Fecha Desde y Fecha Hasta: Campos obligatorios para definir el período de tiempo exacto para el cual deseas ver los movimientos de la cuenta.

Barra de Acciones y Tabla de Resultados

• Botón Generar: Una vez definidos los filtros, este botón ejecuta la consulta y carga todos los movimientos correspondientes en la tabla de resultados.
• Botón Imprimir : Genera una versión del reporte formateada para impresión física o para guardar como PDF.
• Opciones de Exportación: La tabla de resultados incluye herramientas integradas para descargar los datos en múltiples formatos, como Excel, CSV, TXT y PDF.

La tabla de resultados muestra un desglose de cada transacción con las siguientes columnas:

• Año, Mes, Día
• Comprobante y Concepto
• NIT y Nombre del Tercero
• Saldo Inicial
• Valor Débito y Valor Crédito
• Saldo final del movimiento

En el pie de la tabla se calculan automáticamente los totales para las columnas de Valor Débito y Valor Crédito.

Flujo de Uso Paso a Paso

1. Acceder al Módulo Navega hasta la vista del Libro Auxiliar como se indicó en la sección de acceso.

2. Configurar los Filtros Introduce la Cuenta que deseas consultar y define el rango de fechas con la Fecha Desde y Fecha Hasta.

3. Generar el Reporte Haz clic en el botón Generar. El sistema procesará la solicitud y cargará los resultados en la tabla inferior.

4. Analizar y Exportar Revisa la información en la tabla. Si lo necesitas, utiliza los botones de la barra de herramientas de la tabla para buscar, filtrar o exportar los datos al formato deseado.

5. Imprimir Si requieres una copia física, haz clic en el botón Imprimir para obtener una vista optimizada del reporte.

Errores Comunes y Recomendaciones

Puntos a Considerar

• Campos Obligatorios: Para generar el reporte, es indispensable que completes los campos Cuenta, Fecha Desde y Fecha Hasta. El sistema no ejecutará la consulta si alguno de estos campos está vacío.
• La Cuenta no es Auxiliar: El sistema validará que la cuenta ingresada sea de tipo “Auxiliar” (es decir, una cuenta que puede recibir movimientos). Si ingresas una cuenta de nivel superior (o “de mayor”), se mostrará un mensaje de error indicando que la cuenta no es válida para este reporte.
• Búsqueda de Cuentas: Si no estás seguro del número de cuenta, usa la tecla F2 en el campo Cuenta. Es la forma más rápida y segura de seleccionar la cuenta correcta.