Libro Auxiliar por Tercero

Propósito y Función Clave

El Libro Auxiliar por Tercero es una herramienta fundamental en la gestión contable. Su objetivo principal es desglosar los saldos de las cuentas mayores (como Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar o Impuestos) para mostrar exactamente qué transacciones corresponden a cada persona o entidad (tercero).

Conciliación Precisa

Permite comparar los registros internos de la empresa con los extractos o facturas de terceros (clientes, proveedores, bancos) para identificar y corregir discrepancias.

Soporte para Auditorías

Ofrece el detalle documental necesario para verificar y soportar cualquier transacción durante una auditoría interna o externa.

Gestión de Cartera y Proveedores

Facilita el seguimiento detallado de saldos, pagos y deudas con cada cliente o proveedor, mejorando la gestión de cobros y pagos.

Control Fiscal

Es esencial para la preparación de informes y declaraciones de impuestos que requieren información detallada por NIT del tercero.

Este reporte permite consultar los movimientos contables detallados de una o varias cuentas, agrupados y filtrados por un tercero (NIT) específico o todos los terceros. Su propósito es ofrecer una vista granular de las transacciones (débitos y créditos) para facilitar análisis, conciliaciones y auditorías contables.

Acceso y Navegación

Para acceder a esta funcionalidad, sigue la siguiente ruta desde el menú principal del sistema. Se requieren permisos de acceso al módulo de contabilidad.

Ruta de Navegación

Módulo Contabilidad → Reportes → Reportes Contabilidad → Libros Contables → Libro Auxiliar por Terceros

Funcionalidades Principales

La interfaz se divide en dos áreas principales: el panel de filtros para definir los criterios de búsqueda y la barra de acciones para generar, imprimir o exportar los resultados.

Panel de Filtros

Centro de Costo

Campo que se asigna automáticamente según el centro de costo asociado al usuario que ha iniciado sesión. No es editable.

Rango de Fechas

Fecha Desde y Fecha Hasta: Campos obligatorios para definir el período de tiempo exacto de la consulta.

Rango de Cuentas

Cuenta Inicial y Cuenta Final: Permiten filtrar por un rango de cuentas contables.

• Si ambas son iguales, se buscará solo esa cuenta.
• Si no conoces el número, presiona la tecla F2 en el campo para abrir una ventana de búsqueda de cuentas.

Filtro por Tercero (NIT)

Nit: Permite buscar los movimientos asociados a un tercero específico.

• Si ingresas 0, el sistema buscará los movimientos de todos los terceros disponibles para las cuentas seleccionadas.
• Presiona F2 para buscar un tercero si no conoces el NIT.

Barra de Acciones y Opciones

Una vez definidos los filtros, puedes interactuar con los siguientes elementos:

• Checkbox “Organizar por Tercero?”: Si se marca esta casilla, el reporte impreso agrupará los movimientos primero por cuenta y luego por NIT. Si no se marca, se organizará únicamente por los movimientos de la cuenta.
• Botón Generar: Ejecuta la consulta con los filtros especificados y carga los resultados en la tabla inferior.
• Botón Imprimir : Abre una vista de impresión formateada del reporte. La organización de los datos dependerá del checkbox anterior.
• Botones de Exportación: La tabla de resultados incluye opciones para descargar la información en diferentes formatos, como Excel, CSV, TXT y PDF.

Tabla de Resultados

La tabla muestra el detalle de cada movimiento y está compuesta por las siguientes columnas:

• Fecha
• Número y Clase del Comprobante
• Nombre del Comprobante
• Cuenta y Nombre de la Cuenta
• NIT y Nombre del Tercero
• Débito, Crédito, Neto y Saldo
• Concepto del movimiento
• Datos de Conciliación (si aplica)

En la parte superior de cada agrupación (por cuenta o tercero) se muestra el saldo inicial, y en el pie de la tabla se calculan los totales para las columnas Débito, Crédito y Neto.

Flujo de Uso Paso a Paso

1. Acceder al Módulo Navega hasta la vista del Libro Auxiliar por Terceros como se indicó anteriormente.

2. Configurar Filtros Completa los campos del formulario. Como mínimo, debes especificar el rango de fechas (Fecha Desde y Fecha Hasta) y el rango de cuentas (Cuenta Inicial y Cuenta Final).

3. Generar Reporte Haz clic en el botón Generar. El sistema procesará la solicitud y mostrará los resultados en la tabla en la parte inferior de la pantalla.

4. Analizar Resultados Revisa la información en la tabla. Puedes usar las herramientas de búsqueda y paginación de la tabla para navegar entre los datos.

5. Imprimir o Exportar

   • Si deseas una copia física o un PDF formateado, asegúrate de que el checkbox “Organizar por Tercero?” esté configurado a tu gusto y haz clic en Imprimir.
   • Si necesitas los datos para trabajarlos en otro software, utiliza los botones de exportación para descargarlos en el formato que prefieras.

Errores Comunes y Recomendaciones

Puntos a Considerar

• Campos Obligatorios: Los campos Fecha Desde, Fecha Hasta y Cuenta Inicial son requeridos para poder generar el reporte. El sistema no te permitirá continuar si están vacíos.
• Búsqueda de Todos los Terceros: Para obtener un reporte completo de todos los terceros relacionados con una cuenta, introduce el número 0 en el campo Nit.
• Límite de Impresión: La función de Imprimir está optimizada para reportes de hasta 1000 registros. Si tu consulta supera este límite, el sistema te mostrará una alerta y deberás usar las opciones de exportación (Excel, CSV) para obtener la información completa.

Notas Técnicas

• La funcionalidad de impresión (Imprimir) no imprime directamente la tabla visible, sino que invoca un generador de reportes del lado del servidor (reporte_LibroAuxiliarPorTercero.php) que formatea los datos de una manera optimizada para la visualización en papel o PDF.
• Los totales de las columnas DEBITO, CREDITO y NETO se calculan dinámicamente en el pie de la tabla (footer) después de que los datos son cargados.