Reporte de Nómina Actual e Histórico de Parafiscales

Esta vista permite generar reportes sobre los aportes parafiscales de los trabajadores, mostrando información sobre bases de cotización, porcentajes aplicados y valores calculados. El sistema ofrece dos modalidades de consulta: Consolidado (agrupado por empresa y centro de costo) y Detallado (registro individual por trabajador).

Objetivo

Facilitar la consulta, análisis y generación de reportes de aportes parafiscales tanto para la nómina del mes en curso (prenómina) como para nóminas procesadas en meses o años anteriores (histórico), permitiendo segmentar la información por tipo de liquidación y categoría de trabajador.

Acceso y navegación

Módulo: Nómina
Ruta de acceso: Menú principal → Nómina → Reportes → Reporte Parafiscales
Permisos requeridos: Acceso al módulo de nómina con permisos de consulta de reportes

Funcionalidades principales

Filtros de búsqueda

La vista cuenta con varios filtros que permiten personalizar la información del reporte:

Tipo de Reporte: Permite seleccionar entre dos modalidades:
- CONSOLIDADO: Muestra información agrupada por sede, empresa y concepto de aporte
- DETALLADO: Presenta información individual de cada trabajador con sus respectivos aportes
Tipo de Nómina: Define el origen de los datos a consultar:
- PRENOMINA: Consulta la nómina del mes actual en proceso
- NOMINA ESPECIFICA: Permite consultar nóminas históricas de meses y años anteriores
AÑO: Campo desplegable que se activa al seleccionar “Nómina Específica”. Permite elegir el año de la nómina histórica a consultar.
MES INICIAL: Campo desplegable que se activa al seleccionar “Nómina Específica”. Permite elegir el mes de la nómina histórica a consultar (Enero a Diciembre).
Tipo Liquidación: Filtra por el tipo de proceso de liquidación realizado (ej: nómina mensual, vacaciones, prima, cesantías, etc.). Este filtro se actualiza dinámicamente según el tipo de nómina y periodo seleccionado.
Tipo de Trabajador: Permite seleccionar uno o varios tipos de cotizantes (ej: Dependiente, SENA, Aprendiz, etc.). Este campo es de selección múltiple y obligatorio para generar el reporte.

Botones de acción

Generar: Procesa los filtros seleccionados y carga los datos en la tabla de resultados. Valida que se haya seleccionado al menos un tipo de trabajador y un tipo de reporte.
Imprimir: Genera un reporte imprimible en formato PDF con la información visualizada en la tabla, incluyendo encabezados informativos sobre los filtros aplicados.

Tabla de resultados

La tabla muestra los registros obtenidos según los filtros aplicados. Sus características incluyen:

Paginación: Permite navegar entre páginas con opciones de 5, 10, 20, 50, 100 o 200 registados por página
Búsqueda: Campo de búsqueda general para filtrar información dentro de los resultados
Exportación: Botón para exportar los datos a formato Excel
Columnas visibles: Permite mostrar u ocultar columnas según necesidad
Totales: Pie de tabla con totales calculados para columnas numéricas (base y valor de aportes)

Columnas del reporte CONSOLIDADO:

Sede (código)
Nombre Sede
Centro Costo (visible solo para entidades de servicios públicos)
Nombre Centro Costo (visible solo para entidades de servicios públicos)
Nit (empresa)
Empresa (nombre)
Año
Mes
Concepto (código)
Nombre Concepto
Base (valor base de cotización)
Porcentaje (porcentaje aplicado)
Valor Aportes (valor calculado del aporte)

Columnas del reporte DETALLADO:

T. Cotizante (tipo de trabajador)
Tipo Liquidación
Cédula (número de documento)
Nombre Trabajador
Año
Mes
Nombre Sede
Centro Costo (visible solo para entidades de servicios públicos)
Nombre Centro Costo (visible solo para entidades de servicios públicos)
Nit (empresa)
Empresa (nombre)
Concepto (código)
Nombre Concepto
Base (valor base de cotización)
Porcentaje (porcentaje aplicado)
Valor Aportes (valor calculado del aporte)

Flujo de uso paso a paso

Consulta de prenómina (nómina actual)

Acceder al módulo de Reportes Parafiscales
Seleccionar el Tipo de Reporte deseado (Consolidado o Detallado)
Verificar que Tipo de Nómina esté configurado en “PRENOMINA” (opción por defecto)
Seleccionar el Tipo Liquidación correspondiente (ej: Nómina mensual)
Seleccionar uno o varios Tipos de Trabajador en el campo de selección múltiple
Presionar el botón Generar
El sistema carga los datos en la tabla de resultados
Revisar la información y utilizar las herramientas de búsqueda o filtrado si es necesario
Si se requiere, presionar Imprimir para generar el documento PDF

Consulta de nómina histórica

Acceder al módulo de Reportes Parafiscales
Seleccionar el Tipo de Reporte deseado (Consolidado o Detallado)
Cambiar Tipo de Nómina a “NOMINA ESPECIFICA”
Aparecerán los campos AÑO y MES INICIAL
Seleccionar el año deseado en el campo AÑO
Seleccionar el mes deseado en el campo MES INICIAL
Esperar a que se actualice la lista de Tipo Liquidación disponibles
Seleccionar el Tipo Liquidación correspondiente
Seleccionar uno o varios Tipos de Trabajador
Presionar el botón Generar
Revisar los resultados en la tabla
Utilizar las opciones de exportación o impresión según necesidad

Errores comunes y recomendaciones

Validaciones del sistema

“Debe seleccionar al menos un tipo de trabajador”: Este mensaje aparece al intentar generar o imprimir el reporte sin haber seleccionado ningún tipo de trabajador. Solución: Seleccionar al menos una opción en el campo “Tipo de Trabajador”.
“Debe seleccionar al menos un tipo de reporte”: Aparece cuando no se ha seleccionado el tipo de reporte (Consolidado o Detallado). Solución: Seleccionar una opción en el campo “Tipo de Reporte”.

Recomendaciones de uso

Cambio de filtros: Cada vez que se modifique el año, mes o tipo de liquidación, la tabla se limpia automáticamente. Esto es normal y requiere presionar nuevamente el botón “Generar”.
Selección de múltiples trabajadores: Para seleccionar varios tipos de trabajadores, mantener presionada la tecla Ctrl (Windows/Linux) o Cmd (Mac) mientras se hace clic en las opciones.
Tiempos de carga: Reportes con grandes volúmenes de datos (especialmente el detallado con múltiples tipos de trabajadores) pueden tomar algunos segundos en generarse.
Diferencia entre reportes:
- Use el reporte Consolidado cuando necesite información resumida por empresa, sede o concepto
- Use el reporte Detallado cuando requiera verificar información específica de trabajadores individuales
Exportación a Excel: Para análisis más detallados o procesamiento posterior de datos, utilice la opción de exportación a Excel disponible en la barra de herramientas de la tabla.

Notas técnicas

Los campos de año y mes se inicializan automáticamente con la fecha actual del sistema cuando se selecciona “Prenómina”
Las opciones de Tipo Liquidación y Tipo Trabajador se cargan dinámicamente desde la base de datos según los parámetros seleccionados previamente
Los totales en el pie de tabla se calculan automáticamente para las columnas de Base y Valor Aportes
Las columnas de Centro de Costo solo son visibles para entidades configuradas como tipo “Servicios Públicos” (tipo_entidad = 5)
El formato de valores monetarios incluye separadores de miles y decimales automáticamente
Los porcentajes se muestran con el símbolo ”%” al final del valor numérico