Convocatorias

Objetivo Funcional

El módulo de Convocatorias permite crear y administrar convocatorias para proyectos de investigación, semilleros, financiación u otras oportunidades. Los investigadores pueden postularse adjuntando los documentos requeridos, mientras que los coordinadores evalúan y aprueban las postulaciones.

Acceso y navegación

Para acceder a este módulo, sigue la siguiente ruta:

Menú Principal → Módulos → Convocatorias

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Estados de una convocatoria

Estado	Descripción	Acciones disponibles
Abierta	Acepta postulaciones de investigadores	Postularse, editar convocatoria
Cerrada	No acepta nuevas postulaciones	Solo consulta
Pendiente	Convocatoria creada pero aún no abierta	Editar antes de abrir

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Funcionalidades principales

1. Listado de Convocatorias

La vista principal muestra las convocatorias según tu rol:

• Investigador: Convocatorias abiertas y sus postulaciones
• Coordinador/Admin: Todas las convocatorias con opciones de gestión

Campo	Descripción
Nombre	Título de la convocatoria
Descripción	Breve resumen del propósito
Fecha Inicio	Fecha de apertura
Fecha Fin	Fecha límite para postularse
Estado	Estado actual de la convocatoria
Postulaciones	Número de postulaciones recibidas
Acciones	Ver, editar, gestionar

Filtros disponibles

Filtra las convocatorias por:

• Estado (Abierta, Cerrada, etc.)
• Rango de fechas
• Palabra clave

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Para Administradores/Coordinadores

2. Crear una Nueva Convocatoria

1. Iniciar creación

   Presiona el botón + Nueva Convocatoria en la parte superior.

2. Información básica

   Completa los campos requeridos:

   • Nombre: Título descriptivo de la convocatoria (requerido)
   • Descripción: Detalle del propósito, alcance y beneficios (requerido)

3. Definir fechas

   Establece el período de vigencia:

   • Fecha de Inicio: Cuándo se abre la convocatoria (requerido)
   • Fecha de Fin: Fecha límite para postulaciones (requerido, debe ser posterior a inicio)

   Validación de fechas

   La fecha de fin debe ser posterior a la fecha de inicio. El sistema validará automáticamente esta condición.

4. Definir requisitos

   Agrega los documentos requeridos para la postulación:

   • Nombre: Nombre del requisito (ej: “Hoja de vida”)
   • Descripción: Instrucciones detalladas
   • Tipo de archivo: PDF, Word, Excel, Imagen
   • Obligatorio: Indica si es requerido o opcional

5. Seleccionar estado inicial

   Elige el estado inicial:

   • Abierta: Si la fecha actual está dentro del rango
   • Pendiente: Si aún no ha comenzado
   • Cerrada: Si ya pasó la fecha de fin

6. Guardar convocatoria

   Presiona Guardar para crear la convocatoria con sus requisitos.

3. Modificar Requisitos de la Convocatoria

Los requisitos se definen durante la creación, pero puedes editarlos:

1. Acceder a edición

   Abre la convocatoria y presiona Editar.

2. Modificar requisitos

   Puedes agregar, modificar o eliminar requisitos:

   • Agregar: Completa el formulario y guarda
   • Modificar: Edita los campos necesarios
   • Eliminar: Elimina requisitos que no tengan archivos asociados

   Restricción de modificación

   Si la convocatoria tiene postulaciones con archivos asociados, no podrás eliminar los requisitos que tengan archivos. Esto mantiene la integridad de las postulaciones recibidas.

4. Gestionar Estado de la Convocatoria

1. Acceder a cambio de estado

   En el detalle de la convocatoria, presiona Cambiar Estado.

2. Seleccionar nuevo estado

   Elige entre:

   • Abierta: Acepta nuevas postulaciones
   • Cerrada: No acepta nuevas postulaciones
   • Pendiente: Convocatoria en preparación

3. Confirmar cambio

   Presiona Actualizar para aplicar el nuevo estado.

   Validación automática

   El sistema verifica automáticamente si la convocatoria puede estar “Abierta” según las fechas definidas.

5. Ver Postulaciones

1. Acceder a postulaciones

   En la convocatoria, presiona Ver Postulaciones o navega a la sección correspondiente.

2. Listado de postulaciones

   Se mostrarán todas las postulaciones con:

   • Nombre del postulante
   • Grupo de investigación
   • Estado (Pendiente, En Revisión, Aprobada, Rechazada)
   • Archivos adjuntos
   • Fecha de postulación

3. Revisar postulación

   Haz clic en una postulación para ver:

   • Información del postulante
   • Archivos cargados por requisito
   • Observaciones del revisor (si aplica)
   • Estado actual

4. Descargar archivos

   Puedes descargar cada archivo individualmente para revisión detallada.

5. Agregar observaciones

   Puedes agregar observaciones a cada archivo cargado por el postulante.

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Para Investigadores

6. Ver Convocatorias Disponibles

Al ingresar al módulo, verás las convocatorias abiertas a las que puedes postularte.

Notificaciones

Activa las notificaciones para recibir alertas cuando se publiquen nuevas convocatorias de tu interés.

7. Postularse a una Convocatoria

1. Seleccionar convocatoria

   Haz clic en la convocatoria de tu interés para ver los detalles y requisitos.

2. Verificar requisitos

   Revisa cuidadosamente:

   • Descripción y objetivos de la convocatoria
   • Documentos requeridos (obligatorios y opcionales)
   • Fechas límite
   • Formatos de archivo aceptados

3. Iniciar postulación

   Presiona el botón Postularme.

   Una sola postulación

   Solo puedes postularte una vez por convocatoria. Asegúrate de tener todos los documentos listos antes de iniciar.

4. Cargar documentos

   Para cada requisito:

   1. Presiona Seleccionar archivo
   2. Elige el documento desde tu computador
   3. Verifica que se cargue correctamente
   4. Agrega observaciones si es necesario (opcional)

   Requisitos obligatorios

   Los requisitos marcados con (*) son obligatorios. No podrás enviar la postulación sin completarlos.

5. Revisar y enviar

   1. Verifica que todos los documentos obligatorios estén cargados
   2. Revisa que los archivos sean correctos
   3. Presiona Enviar Postulación
   4. Confirma la acción

6. Confirmación

   Recibirás un mensaje de confirmación y un correo electrónico con el comprobante de tu postulación.

Reglas de negocio

Una postulación por convocatoria

Cada investigador solo puede postularse una vez a cada convocatoria. La restricción es única por usuario y convocatoria.

Requisitos con archivos

No se pueden eliminar requisitos que tengan archivos asociados en postulaciones existentes.

Convocatoria abierta

Solo se pueden crear postulaciones si la convocatoria está en estado “Abierta” y dentro del rango de fechas.

Solo líderes de grupo

Solo usuarios con rol “Lider Grupo” pueden postularse a convocatorias.

Eliminación restringida

No se puede eliminar una convocatoria que tiene postulaciones o que está abierta con fechas futuras.

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Errores comunes y soluciones

Error	Causa	Solución
”Convocatoria cerrada”	La convocatoria no está abierta o la fecha límite pasó	Verifica el estado y fechas de la convocatoria
”Ya tienes una postulación”	Ya te postulaste anteriormente	Edita tu postulación existente desde “Mis Postulaciones"
"Requisitos incompletos”	Faltan documentos obligatorios	Carga todos los documentos marcados como obligatorios
”Formato no permitido”	El archivo no coincide con el tipo aceptado	Verifica el tipo de archivo requerido (PDF, Word, Excel, Image, Any)
“No se puede eliminar”	Tiene postulaciones o está abierta	Cierra la convocatoria y elimina postulaciones primero

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Preguntas frecuentes

¿Puedo modificar mi postulación después de enviarla?

Sí, puedes editar tu postulación para actualizar archivos o agregar observaciones. Accede desde “Mis Postulaciones” y presiona “Editar”.

¿Cómo sé el estado de mi postulación?

Puedes consultar el estado en la vista de la convocatoria o en “Mis Postulaciones”. Los estados posibles son: Pendiente, En Revisión, Aprobada, Rechazada.

¿Puedo eliminar mi postulación?

Sí, puedes eliminar tu postulación mientras la convocatoria esté abierta. Esta acción es irreversible.

¿Qué pasa si no soy Lider Grupo?

Solo los usuarios con rol “Lider Grupo” pueden postularse a convocatorias. Si necesitas postularte, contacta al administrador para asignarte el rol.